Notfallkoffer für Unternehmen – Plötzlich ohne Chef:in

Schon ein unvorbereiteter Ausfall des Chefs von wenigen Wochen kann für einen Betrieb schwerwiegende Folgen haben. Ohne Vorsorgemaßnahmen kann dies die Existenz des Unternehmens und auch der Unternehmerfamilie gefährden. Fast ein Drittel aller Familienunternehmen müssen den Ausfall des Inhabers durch Krankheit, Unfall oder Tod unvorbereitet und ohne Notfallplanung bewältigen. (Quelle: Statistik des ifm, Institut für Mittelstandsforschung)

Im Tagesgeschäft ist die Abwicklung von Bankgeschäften oder die Zahlung von Löhnen, Gehältern, Lieferantenrechnungen und anderen Verbindlichkeiten ohne entsprechende Vollmachten nicht möglich. Nicht nur die Existenz der Unternehmerin oder des Unternehmers, sondern auch die seiner Belegschaft und Familienangehörigen wird dadurch gefährdet. Mit der berühmten Frage: "Was wäre, wenn..." sollte sich eine Unternehmerin oder ein Unternehmer daher rechtzeitig, am besten schon bei der Firmengründung auseinandersetzen.

Sicherung des Tagesgeschäfts

Ein sorgfältig geplanter "Notfallkoffer" verhindert, dass der Unternehmensablauf ins Stocken gerät. Darin werden wichtige Dokumente, Arbeitsabläufe und Kontaktdaten hinterlegt. Rechtliche Fragen sollten dabei vorab mit dem hauseigenen Steuerbüro und anwaltlich geklärt werden. Eine rechtzeitige Notfallplanung ist ein wichtiger Beitrag zur Unternehmenssicherung. Aktualisieren Sie Ihren "Notfallkoffer" jährlich und informieren Sie wichtige Vertrauenspersonen, wo er zu finden ist.

Telefonierender Mann an überfülltem Schreibtisch von oben
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Notfallkoffer Checkliste

Nach folgender Checkliste könnte Ihr spezieller Notfallkoffer gepackt werden:

1. Vertretungsregelung

Fällt die Geschäftsführung plötzlich aus, bedarf es eines Vertretungsplans, da der Unternehmensablauf reibungslos weitergehen soll. Fertigen Sie eine Aufstellung aller Personen in Schlüsselpositionen mit ihren Aufgaben und Weisungsbefugnissen an. Sind alle unterrichtet, wo der Vertretungsplan zu finden ist?

2. Vollmachten

Wurden Vollmachten hinterlegt? Laut BGB muss eine Vollmacht vorliegen, damit eine rechtswirksame Vertretung möglich ist. Je nach Art der Vollmacht werden diese beim Anwalt, beim Notar, beim Arzt oder bei der Bank hinterlegt.

Man unterscheidet zwischen folgenden Vollmachten:

Die Postvollmacht ermöglicht ein störungsfreies Tagesgeschäft
Bankvollmachten sichern die Handlungsfähigkeit der oder des Nachfolgenden oder der Vertreterungsperson
Die Generalvollmacht dient der vollumfänglichen Vertretung der Unternehmerin oder des Unternehmers. Soll diese zeitlich befristet werden?
Eine Betreuungsverfügung für den medizinischen Notfall. Wird die Entscheidung durch eine Vertrauensperson oder einen gerichtlich bestellten Vormund getroffen?
Patientenverfügungen helfen dabei, dass Entscheidungen im Ernstfall im Sinne der Unternehmerin oder des Unternehmers getroffen werden

3. Verwaltung aller Schlüssel des Betriebes

Wann wurden diese an wen herausgegeben? Erstellen Sie ein Schlüsselverzeichnis, damit jederzeit nachvollzogen werden kann, wer beispielsweise Zutritt zum Betrieb und/oder dessen Fahrzeugen und Maschinen hat.

4. Verwaltung der EDV-Zugriffsrechte

Alle Passwörter, Benutzernamen, Lizenzschlüssel, Pins und Codes müssen dokumentiert und von einer oder einem Verantwortlichen betreut und gepflegt werden, damit im Notfall darauf zugegriffen werden kann.

5. Finanzunterlagen

Unterlagen, die die Finanzen betreffen, sind heutzutage vielfältig. Egal ob es sich um verschieden Bank- und Versicherungsverträge handelt oder um Unterlagen, die den Rechtsvertretung oder den Steuerberatung betreffen: listen Sie alle Vertragsparteien und Institutionen mit den entsprechenden Vertrags-, Konto- und Steuernummern, inkl. der dazugehörigen Ansprechpersonen auf.

6. Prozessdokumentation

Für einen ungehinderten Tagesablauf müssen die kaufmännischen Abläufe einer weiteren zuständigen Person bekannt sein. Dies ermöglicht es, sich rasch einen Überblick über Auftragslage und -abwicklung, Kunden- und Lieferantenaufstellungen, Materialwirtschaft, Projektbetreuung, Rechnungsstellung oder Kalkulationsgrundlagen zu verschaffen. Dazu gehören ebenso besondere Unternehmensabläufe, die wichtige Prozesse dokumentieren.

7. Vermögensübersicht

Machen Sie eine Aufstellung über laufende Verpflichtungen und Vermögen mit einem aktuellen Verzeichnis von Immobilien oder sonstigen Vermögenswerten.

8. Nachfolgeregelung

Klären Sie Ihre Nachfolge und die Erbschaft. Um Streitigkeiten oder sogar die Auflösung des Betriebes zu vermeiden, sind Regelungen dieser Art unabdingbar. Ein fehlendes Testament lässt die gesetzliche Erbfolge in Kraft treten, was nicht immer im Sinne der Unternehmerin oder des Unternehmers ist. Wichtige Punkte sind dabei die Erbregelung und die Betriebsnachfolge, die handwerksrechtliche Absicherung der Unternehmensfortführung, Erb- und Pflichtteilsverzichtserklärungen sowie eine eventuelle Betriebsveräußerung. Diese Angaben dienen nicht nur der Unternehmenssicherung, sondern auch der Existenzsicherung der Familie, der Lebenspartnerin oder des Lebenspartners.

9. Sonstige Dokumente

Beachten Sie, dass auch weitere Dokumente für die Betriebsfortführung sehr wichtig sind. Dabei handelt es sich beispielsweise um Steuerbescheide, Grundbuch- oder Handelsregisterauszüge oder Verträge (Arbeitnehmer- oder Gesellschafterverträge, Eheverträge, etc.). Diese fassen Sie entweder unter einem Punkt "Sonstiges" zusammen oder erstellen bei Bedarf weitere Unterpunkte.

Vorhalten der Daten

Ein "Notfallkoffer" kann aus einer klassischen Dokumentensammlung in Papierform bestehen. Eine weitere Möglichkeit stellt heutzutage jedoch auch die Speicherung und Vorhaltung der Daten auf externen Datenträgern oder Festplatten dar. Die für den Betrieb relevanten Daten werden dabei auf den Datenträger überspielt und regelmäßig aktualisiert.

Vorsorgemaßnahmen können Schicksalsschläge zwar nicht verhindern, aber eine im Vorfeld sorgfältig gemachte Planung kann die Existenz Ihres Unternehmens sichern.